自 1969 年世界上第一封電子郵件誕生，在趨勢快速變動的今日，利用它作為溝通工具已成為我們商務協作中不可或缺的一部分。近期伊利諾大學的研究發現，長期收到用字愚蠢或有毒的電子郵件會對個人健康產生影響，而又該如何避免寄出「愚蠢」信件？

首先我們得先釐清「愚蠢」郵件的定義，伊利諾大學的研究顯示，這類郵件通常字帶刻薄的批評、無理的要求或是一些含糊的措辭，不僅會讓收信者感到被輕視及不被尊重。長期處於這種壓力之下，收件人可能會產生焦慮、憂鬱等情緒問題，甚至影響到工作效率和人際關係的和諧。

本文將帶你審視自己有哪些會撰寫出有毒電子郵件的壞習慣，以及如何提高自己生產力並培養更健康的職場文化。

以下列出 5 個評估點，帶你檢視自己在工作中是否會不小心踩到地雷：

一、寄出前先檢查語氣 

在發送郵件前，先仔細重新閱讀一遍檢查自己的語氣，是否存在不必要的嚴厲批評或字句中或多或少隱含負面情緒，也就是試著從收件人的角度閱讀郵件，思考這樣的語氣是否會讓自己感到不舒服甚至覺得被人身攻擊。

二、避免使用模糊用詞或雙關語 

清晰明確的溝通與指令絕對有助於避免對方的誤會和過多不必要的猜疑。使用模糊或雙關語可能會讓收件人感到困惑，甚至誤解你的意圖。在寫郵件時，盡量使用直接而清晰的表達方式。

舉例來說，如果是模糊或雙關語會像是，「我想知道你最近在忙什麼？」這句話會讓收件人感到困惑，不確定是在詢問哪項工作進度，還是只是隨便找話題聊天。若要清晰明確的表達可以是「請問你上周分配的項目進度如何？有沒有遇到任何阻礙需要幫助的地方？」這樣的表達方式直接且專業，清楚指出了問題的重點跟目的。

三、寄信者需尊重他人與謹記禮貌

無論是對上司、同事還是客戶，在溝通時尊重與禮貌都是基本的溝通原則。即使在表達不滿或批評時，也應該用建設性的方式，避免使用侮辱性語言或態度。

舉例來說，若是缺乏尊重與禮貌會像是，「你這份報告寫得一團糟，完全不符合要求」，這種直接批評會傷及到收件者的自尊心，衍生不必要的對立。我們可以藉由更多用詞來體現尊重與禮貌，例如，「感謝你提交的報告，不過我認為報告的某些部分還有進一步可以改進的空間，特別是在數據分析這一塊。我們可以約個會議一起聚焦這份報告如何更改協助它更符合目標。」

這種方式一開始先感謝和認可對方執行任務，接著才指出改進的方向，並提出進一步討論的可能性，既表達了意見也保持在尊重與禮貌的水平上。

四、如果書信溝通無法講清楚，應該直接面對面溝通

有的時候信件可能無法一兩句解釋清楚，那就得意識到面對面溝通會比郵件更能準確論述和解決問題。如果你預感到郵件內容可能會引起爭議或誤解，直接與對方進行會議或者面對面討論會是最好的選擇。

五、盡量使用正面語言，更助於工作進度

即使在面對工作不順利時，提出批評或反饋也可以選擇使用正面的語言。這樣不僅可以減少對方的防禦心理，還能促進溝通的有效性。也就是用「我們可以如何改善」替代「你做錯了什麼」。

舉例來說，非正面語言會是，「你為什麼還沒有完成報告？Deadline 還沒完成該怎麼辦？」 這種表達方式會讓收件人感受到排山倒海的壓力和責備感 ; 若能使用正面語言則是，「我了解這份報告需要花費大量時間和努力，不過也請你讓我知道目前的進度，以及是否有任何我可以協助的地方，來一起推進這個專案的進度。」

無論是工作上的協作、學術交流，還是個人生活中的聯繫，電子郵件扮演著重要角色。然而，一封負面情緒濃厚或含有侮辱性質的郵件不僅會破壞人際關係，還可能對收件人的心理健康產生長期影響。

通過上述五個評估點的自我檢查，來避免寫出有毒且愚蠢的電子郵件，來促進更健康、更積極的溝通環境。

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原文出處：【你寫的信有毒！】這樣寫信超踩雷，5 點檢視你有無寫出危害人類健康的 email