草根影響力新視野 法藍瓷編譯

數位產品公司大多有快速發展的潛力, 但同時外部壓力與投資者的關愛也會隨發展越大接踵而來。例如, 許多需內部溝通的技術問題若產生時, 如何應用 IT管理架構來扮演穩定的角色是往後發展的關鍵。

音樂串流服務公司 Spotify 於2006年成立於瑞典斯德哥爾摩, 早期就是一個 100% 應用敏捷式管理達到快速溝通的新創公司。早期商業模式建構在以廣告贊助的免費與付費式音樂訂閱服務, 隨著日後的發展, 員工目前大約有3,500人, 分布在全世界各個城市, 使用的後端與支付系統已總共超過100多種。

在2017年Spotify 為了完成承諾投資人上市的承諾, 開始著手2018年於美國股票交易所上市的準備。負責財務系統的團隊主要管理公司ERP系統也專責股票上市準備, 特別需要更多外部資源, 團隊遭遇的挑戰主要分三大塊: (1) 每日大量例行性工作處理, (2) 美股交易所上市所有前置準備工作, 以及 (3) 公司內部資源雲端化。

內部組織重整有其必要性, Spotify 亦將此工作外包給瑞典Olingo Consulting公司, 希望透過其專業來協助Spotify 能夠在敏捷式管理與公司內控確保獲得最大的平衡, 與此同時, 技術部門人員也自發性成立另一團隊來協助重整加速。

“過去Spotify太專註於商業產品的開發速度, 因為那就是它早期獲利模式, 所以要談到改變, 很多內部的人甚至是管理階層並不願意去做這麽大幅度的調整, ” 其中一位自發性團隊成員Ola Källgården說道。

當公司規模不大時, 敏捷式管理可順應各種商業需求, 但發展至一定階段就需有一定內控流程, 況且 Spotify目前所有員工身處全球不同都市的辦公室內, 因此更需要有效的內部管理機制; 有鑒於此, 透過 (ITIL) 『信息技術基礎架構』作為跨區域管理工具有其必要性。

Källgården 也指出兩大影響財務團隊效率主要關鍵就是: 1. 每日繁重的工作量與2. 美股交易所上市需符合當局法規的前置工作。工作量可透過ITIL 及AXELOS 的IT管理模式改善。至於第2個問題, Spotify透過 Kanban工作板模式及時掌握環節處理進度, 不會有模糊地帶, 讓上市作業的進展有很大的突破。

透過以上方式, 內部權責劃分漸漸清晰, 工作時間得以被精準用在更多產品價值創造上, 內部流程與溝通獲得明顯改善, 之後在Spotify 內部更流傳『停止逗留在永遠只是開始的初步階段, 一旦開始執行就必須把它完成』一句話。

拜內部流程升級所賜, 2018年四月Spotify 在美國股票市場上市進展相當順利。Spotify 是目前最大音樂串流服務平台, 同業市場占有率超過36%, 年營收最高達12億美金。

Reference : From speed to structure: how Spotify transformed its business for a stock market launch