草根影響力新視野 喬依絲編譯

紐約大學社會心理學家Tessa West教授表示，導入人工智慧等新技術可能會在工作中引發「溝通困難」與人際摩擦。West 指出，大多數職場尚未建立關於何時適合使用 AI 的禮儀規範。對某些員工來說，讓 AI 代寫訊息給同事可能只是個無傷大雅的省時小撇步；但對其他人而言，這卻被視為不體貼或無禮的行為。

商業禮儀培訓專家表示，隨著技術演進，職場禮儀規範「也必須隨之進化」。進化的過程難免會有陣痛期，當年電子郵件逐漸普及時，也是花了好幾年的時間才建立起明確的專業規範。為避免損害職場信任與人際關係，專家提出了以下 4 條 AI 職場使用禮儀：

1.拉入 AI 助手前，務必先徵求同意

在線上會議中，未經許可就按下錄音或開啟 AI 轉錄，會讓人感到具侵入性且不自在，甚至抑制腦力激盪時的自由發言。最佳做法是：開會時先打招呼、展現人性溫度，再詢問大家是否同意開啟 AI 筆記工具。此外，無須將所有通話都逐字記錄，以免連私人的休假、家庭或寵物閒聊都被記錄下來，造成尷尬與荒謬感。

2.不要將「展現人性」的溝通外包

研究指出，高度依賴 AI 撰寫 Email 的主管，會被視為較不可信且不真誠。特別是涉及真誠感謝、道歉或承擔責任等旨在傳遞情感的訊息，絕不該交由 AI 代筆。若使用 AI 草擬一般訊息，也應重新修飾並加入個人色彩，避免流於套用的罐頭回應而失去自己的聲音；若擔心聽起來不自然，可請同事幫忙閱讀並給予建議。

圖片取自:(示意圖123rf)

3.避免拿 AI 的「建議」當作談判籌碼

越來越多人向 AI 尋求職涯與心理建議，但在職場中 (如薪資談判或工作決策)，動輒引述「ChatGPT 或 Claude 建議我……」來反駁觀點，會讓上司覺得你不尊重其經驗與指導。重要對話前，諮詢值得信賴的同事永遠是更好的選擇；真實的同事不僅熟悉你的狀況，更能直言不諱地指出你的盲點，避免你做出損害職場關係的行為。

4.團隊共同建立明確的 AI 使用規範

AI 在社交互動中引入了「這是真誠回應還是 AI 代寫」的不確定性。團隊與企業應建立明確規則，釐清哪些情境適合使用 AI、哪些不行。在不確定的情況下，使用前先請示主管，否則擅自使用常被視為缺乏專業度甚至不誠實。領導者也可透過定期會議，與團隊共同探討 AI 的實務與人際挑戰，避免忽略問題而損害職場互動。

Reference: 

To avoid sounding ‘artificial and rude,’ follow these AI etiquette rules, experts say