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減少行政成本的領取感謝狀建議
草根影響力新視野 張居隱
近期新聞報導,有些人犯罪後會捐錢給民間團體,或參與民間團體的活動領取感謝狀,以證明本性良善向法官爭取輕判;我在民間社福團體工作時,常遇到民眾捐錢、捐物後想領取感謝狀,經過進一步確認,民眾真正想領取的是收據。
雖依各民間團體內部作業模式,感謝狀類型會有些差異,但感謝狀跟捐錢、捐物、義賣收據的不同在於,還包括協助辦活動、擔任來賓或講師、榮譽表揚。
由於感謝狀記載的身分資訊,大多只有當事個人或單位名稱,原則不能用來報帳、辦理稅務優惠,因此實務上會有人在捐錢後,希望以親友或神明的名義領取感謝狀,再以本名領取收據以辦理稅務優惠。
圖片取自:(FB 吳思瑤)
為節省民間團體製作感謝狀的行政成本,建議這樣做:
一、確認領取感謝狀或收據,尊重民間團體開立權限:捐錢或捐物後,如有報帳、申請稅務優惠需求,應領取收據,而不是感謝狀。
紙本感謝狀需用特殊紙張印製,並需護貝或裱框,相關耗材的價錢不低,因此部分民間團體為節省行政成本,如捐錢金額或捐物價值不高,則鼓勵領取收據,或改領取感謝狀電子檔。
二、提早提供正確資料申請:印製及寄送感謝狀需要時間,建議提早提供正確名稱、事由、希望開立日期,並確認感謝狀是紙本或電子檔。另外也需先確認感謝狀的文案,像是要不要記載捐錢金額,以節省工作人員的作業時間及心力,確保內容正確。
三、希望舉辦頒發感謝狀儀式,須先提早通知:部分民間團體因人力、場地空間限制,還需遵守專業法規及倫理,保護服務對象隱私,需事先安排頒發場地及流程、出席對象,更要提早申請以預留準備時間。
只要做到這些,有助減少民間團體的行政成本,讓民間團體能專心投入資源、時間、心力在核心的使命工作。
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