草根影響力新視野 法蘭瓷編譯

你的電子信箱是否時常塞爆？ 每封郵件似乎都很重要，該如何有效率地管理呢？ 

隨時清空收件箱

《如何成為具生產力的忍者》(How to Be a Productivity Ninja)作者Graham Allcott表示，這並非沒有可能。他說 :「不要不敢按刪除鍵，只要記得將回收箱設定為「非定期清空」，如此一來，即使不小心刪除了重要郵件，也可以輕鬆地回收。工作目標應該是管理你的專注力，而不是電子郵件。」因此，“清空收件箱”是為了致力於提升專注力在最重要的事務上。Allcott說 :「你的工作不是在於很會使用電子郵件，而是讓電子郵件來做好你的工作。」

不要以電子郵件開始新的一天

Allcott說 :「電子郵件不是你的工作清單。」Allcott建議一天的開始應該先針對當天的工作重點進行“高品質的思考”，並且在讀取電子郵件之前就先仔細計劃這些工作重點。

設定有效的電子郵件禮節

所有的原始收件者都必須一再「全部回覆」嗎？  Allcott建議先舉行個15分鐘的團隊會議以達成共識。英國全國健康與福祉論壇的項目協調員Lina Siegl正在研究電子郵件文化的影響，並發現沒有必要「全部回覆」給所有人，她說 :「這是一種特殊的挫敗感，人們可能會感到不必要的回覆壓力。」

避免在下班後發送電子郵件

Lina Siegl說 :「研究表明，隨時與工作保持聯繫可能是最大的壓力之一」，如果可以的話，她建議將工作手機與私人手機分開，這樣就不會直接在私人手機上收到工作電子郵件，進而更容易斷開隨時查看郵件的習慣。不妨與主管坦率地詢問是否希望你在下班時間仍要處理郵件，但相對而言，老闆也有責任為團隊設定健康的電子郵件使用規則。切記，千萬不要躺在床上查看電子郵件。

使用其他通訊方式

Lina Siegl時常聽到的一個抱怨就是 : 員工們已經厭倦了 “整天盯著電腦處理電子郵件，郵件上的問題總是簡單到只要一通電話就可以解決了，或是直接走到對方座位談一下就好”。Siegl說，更直接的交流不僅會減少電子郵件數量，還可以鼓勵同事之間的互動交流。

Reference : Hit delete, ditch reply-all and other ways to manage your work emails