草根影響力新視野  琪拉編譯

有研究估計全美國一天要開上千萬場會議，也有人說因為開會造成的生產力下降，一年的成本約3兆多美元。但為什麼公司還是需要開會? 問題不是開會本身，而可能是因為職場講究合作文化，或者是企業架構需要大伙參與討論。

企業管理軟體Asana的執行長說，即便是科技大公司也容易落入因為開會，造成低生產力的陷阱。即使短短三十分鐘的會，也讓人很難以回去正常工作。因此，以下提供幾項減少開會又可以達成高生產力的方式，給所有企業人士參考。

開會前製充分準備

開會前應該給所有與會人開會的流程、討論事項。開會要有效率的方法就是事前充分的準備，還有研究開會流程，這樣可以幫助你表達你對這個會議的貢獻。

當你想在會議中提議新的想法，應該嘗試在會議前先跟同事討論你的想法，這樣即便遭到反對，至少你也能得到其他人的認同。職場老鳥都知道，踏進會議室前先與公司關鍵人物對話是很重要的。

會議一開始便讓大家知道你

會議一開始幾分鐘，應該就讓大家知道你的聲音。 很多人在會議當中沉默不語，心中一直想再等一下，等我想出很有建設性的意見出來再講話。但是會議最有建設性的時候通常是一開始的幾分鐘，因此最好這時候就提出想法出來。

小心愛搶話語權的人

即便你已經在會前都事先做好準備，會議的進行還是可能會被那些講話最強勢，第一個拿到話語權的人搶走。但若你不把話語權搶回來，這樣對整個團隊沒有幫助。當你有絕佳的點子的時候，在會議中安靜並不是好的美德。

對那些比較害羞的人或是職場菜鳥而言，在會議中表達意見可能是最糟糕也最緊張的經驗。但是靠著肢體動作，可以表達自信，即便職場菜鳥也可以加入談論。

擁抱不舒服

要直接在你的同事面講出讓人不舒服的事實不容易，但這不得不為。

人們把對方應該要改進的地方指名出來可以提攜互相的工作表現，團隊得到的助益會大過於傷害，即便是你的公司文化不把[否定]當作進步的動力。

美國麥肯錫顧問公司的顧問羅森斯坦先生說:[我參加過一個會議，會議中大家都想講什麼，但大家都沒有勇氣講出來。即便如此，我仍是期待聽到他們說『我不知道原因，但我對這個點子不看好。』]贏得辯論不是重點，但是承認房間內有隻大象是每個團隊都需要的勇氣。

減少要參與的會議

很多組織都有著大眾參與討論與共同合作的文化，結果造成大家負荷過重，沒有效率。接到與會通知的信件，代表著你對這個團體很重要，但這也造成即便在計畫中不重要的人也被邀請參與會議。

要改變這狀況第一步就是減少大家與會的數目。這對經理人很容易，但員工可能不這麼想。比較技巧性的作法，是告訴老闆的考量，表達目前你對這個計畫的角色還不明朗，因此表達自己可以先不要參加會議。並再強調你不出席會議，可以讓其他同事更有機會參與計畫。

參考資料:

four-ways-to-be-more-effective-in-meetings