草根影響力新視野 尚智　　

很多職場工作者都有共同的困擾，每天有永遠做不完的待辦事項，因此感到焦慮。其實，有一個簡單有效的工作方法，可以有效減緩這種壓力，也就是「每天工作的第一個小時，做最重要的事」。

首先，要區別看待「重要的事」與「緊急的事」，但不要分成坊間常見的四象限（重要又緊急、重要但不緊急、不重要但緊急、不緊急不重要）。這樣的盲點是看不出「重要性」的排序，也就是「重要」、「很重要」、「最重要」的差別，容易把「重要又緊急的事」放在「最重要但不緊急的事」之前，這是經常忙一整天卻不知道自己在忙什麼的主因。實際上，後者遠比前者重要。所以，應該全部以「重要性」（主要因素）排序，再考慮「緊急性」（次要因素）進行有限度的調整。

其次，把「重要的事」分割成幾個具體又互有關聯的單元，也就是「拼圖化」，而非「碎片化」。如果一小時的工作進度是一片拼圖，累積十個小時的進度，應該要拼成一張十片的拼圖，而不是蒐集成十張碎片。這樣還有一個好處，容易評估每天的進度。

以撰寫企劃書為例，可以用字數統計（量化的拆解）或幾個單元（質化的拆解），目標就是完成一份企劃書。我們事先預估這個小時的進度（或工作量），預估的依據往往是過去經驗，一開始預估不精準是正常的，實際花費時間通常比預估時間更多。因此需要不斷修改自己的預估值，逐漸接近實際值。

圖片取自:(示意圖123rf)

寫企劃書是腦力活動，需要靈感，因此經常出現投入很多時間，卻沒什麼靈感的困境。解決方式是，有些人在走路與洗澡的時刻容易有靈感，因此在寫企劃書的一、兩天前的走路或洗澡時，就事先發想，把想到的靈感寫下簡單的一、兩句話或關鍵字，哪怕是很零碎或發散的想法都好，這些字句都容易讓第一個小時的工作有進度。

這也提醒我們，在一天之中，每個小時的時間價值是不一樣的。工作第一個的小時，通常是最清醒、效率最高的時刻。如果第一個小時要開晨會或不斷被打擾，那就提早一小時工作。每天在這一個小時專注不分心，是合理的期待，起碼對很多人而言，如果一次專注兩個小時恐怕太長了。

每天工作優先做最重要的事，有一個很大的好處是，即使沒有完成也會知道每天的進度，就像吃了定心丸，接下來一整天的工作會順手很多。如果萬一時間不夠用，就放棄「最不重要的事（也許緊急）」，其實當初就可以刪除或減到最少，不過一開始做這種取捨很困難，需要自我鍛鍊。